Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska w domenie www.epk.malopolska.pl, zwanej dalej EPK

I. Informacje ogólne

1. Elektroniczna Platforma Komunikacji Marki Małopolska jest własnością Województwa Małopolskiego - Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego z siedzibą w Krakowie, pod adresem: ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków, zwanego dalej Urzędem, i jest chroniona prawami autorskimi, a także przepisami dotyczącymi ochrony własności intelektualnej.
   
2. EPK to narzędzie do zarządzania marką Małopolska, które ma za zadanie w szczególności usprawnić komunikację między Podmiotami zaangażowanymi w System Koordynacji Marki Małopolska a Zespołem właściwym ds. marketingu regionu.
   
3. Administratorami EPK są wyznaczeni pracownicy Zespołu właściwego ds. marketingu regionu oraz w zakresie modułu dot. patronatów i komitetów honorowych wyznaczeni pracownicy Zespołu właściwego ds. patronatów i komitetów honorowych Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu Województwa.
4. Użytkownikami EPK mogą być:
   1. wyznaczeni pracownicy Departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego,
   2. wyznaczeni pracownicy Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych niemających osobowości prawnej, wojewódzkich osób prawnych, spółek kapitałowych oraz stowarzyszeń, w tym Małopolskiej Organizacji Turystycznej, w których Województwo Małopolskie jest udziałowcem, akcjonariuszem lub członkiem,
   3. przedstawiciele podmiotów zewnętrznych w związku z ubieganiem się o przyznanie Patronatu Honorowego Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego lub o udział Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego w Komitecie Honorowym,
   4. inne podmioty upoważnione w związku z realizacją zadań przy wsparciu/ z udziałem Województwa Małopolskiego kreujące markę Małopolska.
5. Korzystanie z EPK jest bezpłatne.
6. Możliwość korzystania z EPK mają osoby:
   1. wymienione w pkt 4 podpunkt a, u których ze względu na zakres wykonywania obowiązków służbowych, jest konieczność korzystania z EPK, które dokonują rejestracji, a Administrator EPK zaakceptuje założone konto,
   2. wymienione w pkt 4 podpunkt b, które ze względu na realizację zadań muszą dokonać rejestracji w EPK, a Administrator EPK zaakceptuje założone konto,
   3. wymienione w pkt 4 podpunkt c, które ze względu na realizację zadań ubiegają się o przyznanie Patronatu Honorowego Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego lub o udział Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego w Komitecie Honorowym muszą dokonać rejestracji w EPK, a Administrator EPK zaakceptuje założone konto,
   4. wymienione w pkt 4 podpunkt d, które ze względu na realizację zadań przy wsparciu/ z udziałem Województwa Małopolskiego kreujące markę Małopolska zobowiązane są do uzyskania od Województwa Małopolskiego akceptacji materiałów graficznych lub/oraz uzyskania od Województwa Małopolskiego akceptacji rezerwacji systemu wystawienniczego.
7. W przypadku osób wskazanych w pkt 4 w podpunkcie a założenie konta w EPK następuje poprzez dokonanie czynności rejestracyjnych, polegających na:
   1. wprowadzeniu danych niezbędnych do rejestracji na stronie: www.epk.malopolska.pl/rejestracja zakładka „Rejestracja do EPK”,
   2. zaznaczeniu pola potwierdzającego, że użytkownik jest pracownikiem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego,
   3. potwierdzeniu zapoznania się z niniejszym Regulaminem i zaakceptowaniu jego postanowień.
      W celu dezaktywacji swojego konta w EPK, m.in. ze względu na zakończenie pracy w UMWM lub zmiany zakresu obowiązków, należy poinformować o tym fakcie Administratorów EPK i napisać taką informację na adres: epk@umwm.malopolska.pl. Informacje o dezaktywacji konta pracownika przesyła na wskazany adres sam zainteresowany lub przełożony pracownika. Celem potwierdzenia aktywności kont, raz na kwartał Administrator może zweryfikować założone przez użytkownika konto, kontaktując się z użytkownikiem mailowo lub telefonicznie.
8. W przypadku osób wskazanych w pkt 4 w podpunkcie b założenie konta w EPK następuje poprzez dokonanie czynności rejestracyjnych, polegających na:
   1. wprowadzeniu danych niezbędnych do rejestracji na stronie: www.epk.malopolska.pl/rejestracja zakładka „Rejestracja do EPK”,
   2. zaznaczeniu pola potwierdzającego, że użytkownik jest pracownikiem Jednostki Województwa Małopolskiego,
   3. potwierdzeniu zapoznania się z niniejszym Regulaminem i zaakceptowaniu jego postanowień,
   4. zaznaczeniu pola potwierdzającego zapoznanie się z informacją, że:
      - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
      - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska. zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
      - podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
      - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
      - dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty dezaktywacji konta,
      - użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
      - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
      - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
      - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
      W celu dezaktywacji swojego konta w EPK, m.in. ze względu na zakończenie pracy w danej Jednostce lub zmianę zakresu obowiązków, należy poinformować o tym fakcie Administratorów EPK i napisać taką informację na adres: epk@umwm.malopolska.pl. Informacje taką przesyła na wskazanego maila sam zainteresowany lub przełożony pracownika, którego konto ma być zdezaktywowane. Celem potwierdzenia aktywności kont, raz na kwartał Administrator może zweryfikować założone przez użytkownika konto, kontaktując się z użytkownikiem mailowo lub telefonicznie.
9. W przypadku osób wskazanych w pkt 4 w podpunkcie c założenie konta w EPK następuje poprzez dokonanie czynności rejestracyjnych, polegających na:
   1. wprowadzeniu danych niezbędnych do rejestracji na stronie: http://www.epk.malopolska.pl/rejestracja zakładka „Rejestracja Patronaty honorowe”,
   2. zaznaczeniu pola potwierdzającego, że użytkownik jest przedstawicielem instytucji zewnętrznej,
   3. potwierdzeniu zapoznania się z niniejszym Regulaminem i zaakceptowaniu jego postanowień,
   4. zaznaczeniu pola potwierdzającego zapoznanie się z informacją, że:
      - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
      - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu rozpatrzenia wniosku się o przyznanie Patronatu Honorowego Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego lub o udział Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego w Komitecie Honorowym oraz w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska,zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
      - podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
      - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie nierozpatrzenie wniosku o przyznanie Patronatu Honorowego Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego lub o udział Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego w Komitecie Honorowym oraz będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
      - dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanego celu, jak również przez okres archiwizacji dokumentacji, zgodnie z kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt dla organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, stanowiącym Załącznik nr 4 do aktualnego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
      - Użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
      - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
      - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
      - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
      W celu dezaktywacji swojego konta w EPK, m.in. ze względu na zakończenie pracy w danej Jednostce lub zmianę zakresu obowiązków, należy poinformować o tym fakcie Administratorów EPK i napisać taką informację na adres: epk@umwm.malopolska.pl. Informacje taką przesyła na wskazanego maila sam zainteresowany lub przełożony pracownika, którego konto ma być zdezaktywowane. Celem potwierdzenia aktywności kont, raz na kwartał Administrator może zweryfikować założone przez użytkownika konto, kontaktując się z użytkownikiem mailowo lub telefonicznie.
10. W przypadku osób wskazanych w pkt 4 w podpunkcie d, gdzie występuje konieczność przesłania do akceptacji projektów graficznych poprzez formularz dostępny pod linkiem: www.malopolska.pl/akceptacjalogo, osoby dokonują czynności, polegających na:
    1. wprowadzeniu niezbędnych danych,
    2. potwierdzeniu zapoznania się z niniejszym Regulaminem i zaakceptowaniu jego postanowień,
    3. zaznaczeniu pola potwierdzającego zapoznanie się z informacją, że:
       - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
       - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska, zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
       - podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
       - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
       - dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty wprowadzenia do Platformy (liczone od początku kolejnego roku, następującego po roku wprowadzenia danych),
       - użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
       - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
       - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
       - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
11. W przypadku osób wskazanych w pkt 4 w podpunkcie d, gdzie występuje konieczność zarezerwowania systemu wystawienniczego poprzez formularz dostępny pod linkiem: www.malopolska.pl/rezerwacjasystemu, osoby te dokonują następujących czynności, polegających na:
    1. wprowadzeniu niezbędnych danych,
    2. potwierdzeniu zapoznania się z niniejszym Regulaminem i zaakceptowaniu jego postanowień,
    3. zaznaczeniu pola potwierdzającego zapoznanie się z informacją, że:
       - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
       - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska, zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
       - podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
       - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
       - dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty wprowadzenia do Platformy (liczone od początku kolejnego roku, następującego po roku wprowadzenia danych),
       - użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
       - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
       - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
       - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
12. Po wykonaniu czynności o których mowa w pkt. 7, 8 i 9 oraz po zaakceptowaniu przez Administratora EPK założonego przez użytkownika konta, użytkownik otrzymuje dostęp do EPK.
13. Za merytoryczną treść materiałów zamieszczanych w EPK są odpowiedzialne osoby, które te materiały zamieściły.
14. Pobieranie, drukowanie, kopiowanie, powielanie i rozpowszechnianie materiałów zamieszczonych w EPK jest możliwe wyłącznie przez osoby mające dostęp do EPK wyłącznie w celu prowadzenia prac wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska.
15. Pobieranie, drukowanie, kopiowanie, udostępnianie informacji podmiotom trzecim, a także powielanie i rozpowszechnianie materiałów zamieszczonych przez Podmioty w EPK do celów innych niż promocja Województwa Małopolskiego jest zabronione.
16. Zakazane jest korzystanie z EPK w sposób sprzeczny z prawem, zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami lub niniejszym Regulaminem.
17. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
18. Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, Zespołu właściwego ds. marketingu regionu, oraz na stronie internetowej: www.epk.malopolska.pl.
19. Urząd zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu EPK. W przypadku dokonania istotnych zmian w Regulaminie, Administratorzy EPK poinformują o tym fakcie użytkowników drogą mailową lub telefonicznie.
20. Wszelkie problemy dotyczące funkcjonowania EPK należy zgłaszać na adres epk@umwm.malopolska.pl.

II. Informacje dotyczące sposobu rejestracji

Dostęp do Elektronicznej Platformy Komunikacji jest przyznawany wyłącznie użytkownikom, o którym mowa w pkt. 4, realizującym zadania wynikające z Systemu Koordynacji Marki Małopolska.

Informacja na temat sposobu rejestracji dotycząca wyznaczonych pracowników Departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego:

W celu dokonania rejestracji należy wykonać następujące czynności:

1. Wejść na stronę Elektronicznej Platformy Komunikacji: http://www.epk.malopolska.pl/rejestracja zakładka „Rejestracja do EPK”.
2. Wypełnić prawidłowo elektroniczny formularz:
   1. zaznaczyć na liscie pole o nazwie „Pracownik Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego”
   2. w polu o nazwie „Imię” - należy wpisać imię osoby rejestrującej się;
   3. w polu o nazwie „Nazwisko” - należy wpisać nazwisko osoby rejestrującej się;
   4. w polu o nazwie „E-mail” należy wprowadzić służbowy adres e-mail, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się. Niedozwolone jest wykorzystywanie adresów poczty elektronicznej, które nie należą do osób dokonujących rejestracji;
   5. w polu o nazwie „Departament” - należy wybrać (spośród dostępnych opcji) Departament, w którym pracuje osoba rejestrująca się;
   6. w polu o nazwie „numer telefonu” - należy wpisać numer telefonu, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się i jest używany służbowo;
   7. jeżeli dotyczy - zaznaczyć checkbox o nazwie „Przedstawiciel Departamentu wskazany do kontaktu w zakresie koordynacji działań marketingowych” po czym wpisać adres kontaktowy wraz z adresem e-mail do sekretariatu;
   8. w polu o nazwie „hasło” - należy wpisać swoje hasło do EPK, którym użytkownik będzie się posługiwał przy logowaniu do EPK;
   9. w polu o nazwie „Powtórz hasło” - należy wpisać to samo hasło co w polu „hasło;
      Długość hasła oraz zasady dot. jego zmiany wymaganej w systemie są zgodne właściwymi zapisami zasad bezpieczeństwa informacji UMWM.
   10. potwierdzić zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i zaakceptowanie jego postanowień poprzez zaznaczenie pola checkbox znajdującego się przy treści do zaakceptowania.
3. Kliknąć na przycisk „Zarejestruj się” (po tej czynności na adres e-mail, wprowadzony w procesie rejestracyjnym, wysłana zostanie informacja zawierająca link do procesu weryfikującego żądanie dodania konta użytkownika do Elektronicznej Platformy Komunikacji).
4. Kliknąć na nadesłany na e-mail link do procesu weryfikującego żądanie dodania nowego konta do bazy EPK. Czynność ta potwierdza wolę utworzenia konta w EPK.
5. Założone konto wymaga akceptacji Administratora EPK. Po zaakceptowaniu utworzonego przez użytkownika konta, użytkownik będzie mógł w dowolnym terminie logować się do swojego konta EPK poprzez wpisanie własnego loginu (adresu e-mail) i hasła oraz wykonywać czynności, co do których będzie miał nadany przez Administratora dostęp.

W celu dezaktywacji swojego konta w EPK, m.in. ze względu na zakończenie pracy w UMWM lub zmianę zakresu obowiązków, należy poinformować o tym fakcie Administratorów EPK i napisać taką informację na adres: epk@umwm.malopolska.pl. Informacje taką przesyła na wskazanego maila sam zainteresowany lub przełożony pracownika, którego konto ma być zdezaktywowane. Celem potwierdzenia aktywności kont, raz na kwartał Administrator może zweryfikować założone przez użytkownika konto, kontaktując się z użytkownikiem mailowo lub telefonicznie.

Informacja na temat sposobu rejestracji dotycząca wyznaczonych pracowników Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych niemających osobowości prawnej, wojewódzkich osób prawnych, spółek kapitałowych oraz stowarzyszeń, w tym Małopolskiej Organizacji Turystycznej, w których Województwo Małopolskie jest udziałowcem, akcjonariuszem lub członkiem:

W celu dokonania rejestracji należy wykonać następujące czynności:

1. Wejść na stronę Elektronicznej Platformy Komunikacji: http://www.epk.malopolska.pl/rejestracja zakładka „Rejestracja do EPK”.
2. Wypełnić prawidłowo elektroniczny formularz:
   1. zaznaczyć na liście pole o nazwie „Pracownik Jednostki Województwa Małopolskiego” i wybrać (spośród dostępnych opcji) Jednostkę, w której pracuje osoba rejestrująca się;
   2. w polu o nazwie „Imię” - należy wpisać imię osoby rejestrującej się;
   3. w polu o nazwie „Nazwisko” - należy wpisać nazwisko osoby rejestrującej się;
   4. w polu o nazwie „E-mail” należy wprowadzić służbowy adres e-mail, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się. Niedozwolone jest wykorzystywanie adresów poczty elektronicznej, które nie należą do osób dokonujących rejestracji;
   5. w polu o nazwie „numer telefonu” - należy wpisać numer telefonu, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się i jest używany służbowo;
   6. jeżeli dotyczy - zaznaczyć checkbox o nazwie „Przedstawiciel Podmiotu wskazany do kontaktu w zakresie koordynacji działań marketingowych” po czym wpisać adres kontaktowy do Jednostki wraz z adresem e-mail do sekretariatu;
   7. w polu o nazwie „hasło” - należy wpisać swoje hasło do EPK, którym użytkownik będzie się posługiwał przy logowaniu do EPK;
   8. w polu o nazwie „Powtórz hasło” - należy wpisać to samo hasło co w polu „hasło;
      Długość hasła oraz zasady dot. jego zmiany wymaganej w systemie są zgodne właściwymi zapisami zasad bezpieczeństwa informacji UMWM.
   9. potwierdzić zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i zaakceptowanie jego postanowień poprzez zaznaczenie pola checkbox znajdującego się przy treści do zaakceptowania;
   10. zaznaczyć pole potwierdzające, że użytkownik jest pracownikiem Jednostki;
   11. zaznaczyć pole potwierdzające zapoznanie się z informacją, że:
       - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
       - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska, zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
       - podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
       - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
       - dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty dezaktywacji konta,
       - użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
       - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
       - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
       - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
       W celu dezaktywacji swojego konta w EPK, m.in. ze względu na zakończenie pracy w danej Jednostce lub zmianę zakresu obowiązków, należy poinformować o tym fakcie Administratorów EPK i napisać taką informację na adres: epk@umwm.malopolska.pl. Informacje taką przesyła na wskazanego maila sam zainteresowany lub przełożony pracownika, którego konto ma być zdezaktywowane. Celem potwierdzenia aktywności kont, raz na kwartał Administrator może zweryfikować założone przez użytkownika konto, kontaktując się z użytkownikiem mailowo lub telefonicznie.
3. Kliknąć na przycisk „Zarejestruj się” (po tej czynności na adres e-mail, wprowadzony w procesie rejestracyjnym, wysłana zostanie informacja zawierająca link do procesu weryfikującego żądanie dodania konta użytkownika do Elektronicznej Platformy Komunikacji).
4. Kliknąć na nadesłany na e-mail link do procesu weryfikującego żądanie dodania nowego konta do bazy EPK. Czynność ta potwierdza wolę utworzenia konta w EPK.
5. Założone konto wymaga akceptacji Administratora EPK. Po zaakceptowaniu utworzonego przez użytkownika konta, będzie on mógł w dowolnym terminie logować się do swojego konta EPK poprzez wpisanie własnego loginu (adresu e-mail) i hasła oraz wykonywać czynności, co do których będzie miał nadany przez Administratora dostęp.

Informacja na temat sposobu rejestracji dotycząca przedstawicieli podmiotów w związku ubieganiem się o przyznanie Patronatu Honorowego Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego lub o udział Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego w Komitecie Honorowym:

W celu dokonania rejestracji należy wykonać następujące czynności:

1. Wejść na stronę Elektronicznej Platformy Komunikacji: http://www.epk.malopolska.pl/rejestracja zakładka „Rejestracja Patronaty honorowe”.
2. Wypełnić prawidłowo elektroniczny formularz:
   1. Zaznaczyć na liście pole, o nazwie „Przedstawiciel instytucji zewnętrznych” i wybrać (spośród dostępnych opcji) Instytucję, którą reprezentuje osoba rejestrująca się lub wybrać opcję „Inna” i wpisać w nowym polu nazwę Instytucji;
   2. w polu o nazwie „Imię” - należy wpisać imię osoby rejestrującej się;
   3. w polu o nazwie „Nazwisko” - należy wpisać nazwisko osoby rejestrującej się;
   4. w polu o nazwie „E-mail” należy wprowadzić służbowy adres e-mail, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się. Niedozwolone jest wykorzystywanie adresów poczty elektronicznej, które nie należą do osób dokonujących rejestracji;
   5. w polu o nazwie „Numer telefonu” - należy wpisać numer telefonu, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się i jest używany służbowo;
   6. w polu o nazwie „hasło” - należy wpisać swoje hasło do EPK, którym użytkownik będzie się posługiwał przy logowaniu do EPK;
      
   7. w polu o nazwie „Powtórz hasło” - należy wpisać to samo hasło co w polu „hasło;
      Długość hasła oraz zasady dot. jego zmiany wymaganej w systemie są zgodne z właściwymi zapisami zasad bezpieczeństwa informacji UMWM.
   8. potwierdzić zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i zaakceptowanie jego postanowień poprzez zaznaczenie pola checkbox znajdującego się przy treści do zaakceptowania;
   9. zaznaczyć pole potwierdzające zapoznanie się z informacją, że:
      - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
      - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu rozpatrzenia wniosku się o przyznanie Patronatu Honorowego Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego lub o udział Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego w Komitecie Honorowym oraz w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska, zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
      - podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
      - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie nierozpatrzenie wniosku o przyznanie Patronatu Honorowego Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego lub o udział Marszałka, Wicemarszałka, Członka Zarządu Województwa Małopolskiego w Komitecie Honorowym oraz będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
      - dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanego celu, jak również przez okres archiwizacji dokumentacji, zgodnie z kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt dla organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, stanowiącym Załącznik nr 4 do aktualnego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
      - użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
      - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
      - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
      - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
      W celu dezaktywacji swojego konta w EPK, m.in. ze względu na zakończenie pracy w danej Instytucji lub zmianę zakresu obowiązków, należy poinformować o tym fakcie Administratorów EPK i napisać taką informację na adres: epk@umwm.malopolska.pl. Informacje taką przesyła na wskazanego maila sam zainteresowany lub przełożony pracownika, którego konto ma być zdezaktywowane. Celem potwierdzenia aktywności kont, raz na kwartał Administrator może zweryfikować założone przez użytkownika konto, kontaktując się z użytkownikiem mailowo lub telefonicznie.
3. Kliknąć na przycisk „Zarejestruj się” (po tej czynności na adres e-mail, wprowadzony w procesie rejestracyjnym, wysłana zostanie informacja zawierająca link do procesu weryfikującego żądanie dodania konta użytkownika do Elektronicznej Platformy Komunikacji).
4. Kliknąć na nadesłany na e-mail link do procesu weryfikującego żądanie dodania nowego konta do bazy EPK. Czynność ta potwierdza wolę utworzenia konta w EPK.
5. Założone konto wymaga akceptacji Administratora EPK. Po zaakceptowaniu utworzonego przez użytkownika konta, będzie on mógł w dowolnym terminie logować się do swojego konta EPK poprzez wpisanie własnego loginu (adresu e-mail) i hasła oraz wykonywać czynności, co do których będzie miał nadany przez Administratora dostęp.

Informacja na temat sposobu korzystania z Platformy przez inne podmioty upoważnione w związku z realizacją zadań przy wsparciu/ z udziałem Województwa Małopolskiego kreujące markę Małopolska:

A) W celu przesłania do akceptacji projektów graficznych poprzez formularz dostępny pod linkiem: www.epk.malopolska.pl/akceptacjalogo, należy wykonać następujące czynności:

1. Wejść na stronę Elektronicznej Platformy Komunikacji: http://www.epk.malopolska.pl/akceptacjalogo.
2. Wypełnić prawidłowo elektroniczny formularz:
   1. w polu o nazwie „Imię” - należy wpisać imię osoby rejestrującej się;
   2. w polu o nazwie „Nazwisko” - należy wpisać nazwisko osoby rejestrującej się;
   3. w polu o nazwie „E-mail” należy wprowadzić służbowy adres e-mail, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się. Niedozwolone jest wykorzystywanie adresów poczty elektronicznej, które nie należą do osób dokonujących rejestracji;
   4. w polu o nazwie „Powtórz e-mail” należy wprowadzić ten sam adres e-mail, który został wpisany w polu o nazwie „E-mail”;
      
   5. w polu o nazwie „Numer telefonu” - należy wpisać numer telefonu, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się i jest używany służbowo;
   6. w polu o nazwie „Nazwa podmiotu” - należy wpisać nazwę instytucji/ firmy, w której pracuje osoba rejestrująca się;
   7. w polu o nazwie „Osoba prowadząca sprawę w Urzędzie/Jednostce WM” należy wpisać nazwisko osoby odpowiedzialnej za współpracę po stronie UMWM lub Jednostki;
   8. w polu o nazwie „Nazwa” należy wpisać nazwę materiału graficznego, który podlega konsultacji;
   9. w polu o nazwie „Link do materiału” należy wpisać link do materiału, w przypadku gdy jest on dostępny pod konkretnym linkiem;
   10. w polu „Plik - Przeglądaj” należy dołączyć plik;
   11. w polu „Opis (cel, nazwa wydarzenia, miejsca ekspozycji)” należy wpisać cel, nazwę wydarzenia, miejsca ekspozycji materiału.
       
3. Określić obszar współpracy, w ramach której odbywa się konsultacja (tj. patronat honorowy, mecenat małopolski itp. – należy wybrać z podanych obszarów).
4. Potwierdzić zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i zaakceptowanie jego postanowień poprzez zaznaczenie pola checkbox znajdującego się przy treści do zaakceptowania.
5. Zaznaczyć pole potwierdzające zapoznanie się z informacją, że:
   - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
   - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska, zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
   - podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
   - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
   - dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty wprowadzenia do Platformy (liczone od początku kolejnego roku, następującego po roku wprowadzenia danych),
   - użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
   - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
   - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
   - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
6. Kliknąć na przycisk „Wyślij”, co spowoduje przesłanie projektu graficznego do konsultacji.

B) W przypadku, gdy występuje konieczność zarezerwowania systemu wystawienniczego poprzez formularz dostępny pod linkiem: www.epk.malopolska.pl/rezerwacjasystemu, należy wykonać następujące czynności:

1. Wejść na stronę Elektronicznej Platformy Komunikacji: http://www.epk.malopolska.pl/rezerwacjasystemu.
2. Wypełnić prawidłowo elektroniczny formularz:
   1. w polu o nazwie „Imię” - należy wpisać imię osoby rejestrującej się;
   2. w polu o nazwie „Nazwisko” - należy wpisać nazwisko osoby rejestrującej się;
   3. w polu o nazwie „E-mail” należy wprowadzić służbowy adres e-mail, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się. Niedozwolone jest wykorzystywanie adresów poczty elektronicznej, które nie należą do osób dokonujących rejestracji;
   4. w polu o nazwie „Powtórz e-mail” należy wprowadzić ten sam adres e-mail, który został wpisany w polu o nazwie „E-mail”;
   5. w polu o nazwie „Numer telefonu” - należy wpisać numer telefonu, który jest w dyspozycji osoby rejestrującej się i jest używany służbowo;
   6. w polu o nazwie „Podmiot” - należy wpisać nazwę instytucji/ firmy, w której pracuje osoba rejestrująca się;
   7. w polu o nazwie „Osoba prowadząca sprawę w Urzędzie/Jednostce WM” należy wpisać nazwisko osoby odpowiedzialnej za współpracę po stronie UMWM lub Jednostki;
   8. w polu o nazwie „Cel/nazwa projektu/działania, którego rezerwacja dotyczy” należy wpisać nazwę działania/ wydarzenia na które planowana jest rezerwacja systemu WM;
   9. w polu o nazwie „Data odbioru” oraz w polu o nazwie „Data zwrotu” należy wpisać daty odbioru oraz zwrotu elementów systemu do siedziby UMWM;
   10. zaakceptować „Regulamin udostępniania elementów systemu wystawienniczego Województwa Małopolskiego”.
3. Określić obszar współpracy, w ramach której odbywa się rezerwacja (tj. patronat honorowy, mecenat małopolski itp. – należy wybrać z podanych obszarów).
4. Potwierdzić zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i zaakceptowanie jego postanowień poprzez zaznaczenie pola checkbox znajdującego się przy treści do zaakceptowania.
5. Zaznaczyć pole potwierdzające zapoznanie się z informacją, że:
   - Administratorem danych osobowych jest Województwo Małopolskie, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – adres do korespondencji: Inspektor Ochrony Danych UMWM, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków; email: iodo@umwm.malopolska.pl,
   - przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi tj. w celu umożliwienia korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska ułatwiającej realizację polityki koordynacji działań wynikających z Systemu Koordynacji Marki Małopolska, zgodnie z art.6 ust.1 lit. e) RODO,
   - podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania wskazanego powyżej zadania realizowanego w interesie publicznym,
   - konsekwencją niepodania danych osobowych będzie równoznaczne z brakiem możliwości korzystania z Elektronicznej Platformy Komunikacji Marki Małopolska,
   - dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od daty wprowadzenia do Platformy (liczone od początku kolejnego roku, następującego po roku wprowadzenia danych),
   - użytkownik posiada prawo do korzystania z uprawnień uregulowanych w art. 15-21 RODO (jeśli dotyczy),
   - użytkownik posiada prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
   - dane osobowe użytkownika mogą zostać ujawnione innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym, w związku z realizacją umów zawartych przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, w ramach których zostało im powierzone przetwarzanie danych osobowych, w tym np. dostawcom usług IT,
   - dane użytkownika nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
6. Kliknąć na przycisk „Złóż rezerwację”, co spowoduje przekazanie prośby o rezerwację systemu wystawienniczego Województwa Małopolskiego do akceptacji.